اساسيـــــــــــــات الادارة الحديثــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــة

تعريف الادارة: تعريف الادارة تعريف اول: عمليات التخطيط والتنظيم والقيادة والرقابة لجهود اعضاء المنظمة واستخدام الموارد التنظيمية لتحقيق الاهداف المحددة تعريف ثانى: تحقيق الاشياء بواسطة إناس آخرين Getting things done by other people


Slide3: تعريف ثالث: ”عملية تنظيم الموارد البشرية والمادية والمالية التى تساهم فى تحقيق الاهداف التنظيمية“ تعريف رابع: عمليات التخطيط والتنظيم والقيادة والرقابة لاستخدام الموارد لتحقيق الاهداف


Slide4: تعريف سادس: عمليات التخطيط والتنظيم والتوجيه والرقابة للسلوكيات التنظيمية للوصول للرسالة من خلال تقسيم العمل واستخدام الموارد A process of planning, organizing, directing and controlling organizational behaviors to accomplish a mission through division of labor and utilization of resources


Slide5: تعريف سابع: العمل مع و من خلال الافراد والجماعات والموارد الاخرى لتحقيق الاهداف التنظيمية الفرعية والعامة Working with and through individuals, groups, and other resources to accomplish organizational goals and objectives


وظائف الادارة: وظائف الادارة التخطيط التنظيم التوجيه: (القيادة-الاتصالات-التحفيز) تنمية الكفايات اتخاذ القرارات الرقابة الابتكار


Slide7: التخطيط: تحديد الاهداف وتقرير كيفية الوصول اليها التنظيم: ترتيب الوظائف والموارد الاخرى لإنجاز العمل قيادة الآخرين: تحميس الناس للعمل بجدية لتحقيق اعلى الاداء الرقابة: قياس الاداء واتخاذ التصرف العلاجى للتأكد من الوصول للنتائج المرغوبة عمليات الادارة


Slide8: التخطيط وظائف الادارة


Slide9: تعريف اول: اختيار انسب الاساليب التى تكفل تحقيق الاهداف المخططة خلال فترة محددة فى ظل بيئة متاحة ومستقبلية تعريف ثانى: عمليات منتظمة للوصول للحالة المرغوبة بتحديد الاهداف وتكوين الاستراتيجيات لتحقيقها تعريف التخطيط


Slide10: تعريف ثالث: ان الاجابة عن الخمس كلمات التالية يعنى التخطيط وهى: What-how- when- where- who


Slide11: تشير الى ضرورة تحديد كل من: 1-الاهداف المرغوبة 2-الموارد المادية والبشرية المطلوبة 3-ماهى الوظائف والعمليات التى يجب ان تتم What


Slide12: كيف سيتم ترتيب الموارد لبلوغ الاهداف وهذا يتطلب: 1- توزيع الموارد بشكل يزيد الوصول للاهداف 2-اولويات التنفيذ 3-تحديد القواعد الحاكمة فى التنفيذ ًHow


Slide13: اى تحديد كل من: 1- زمن الخطة الاجمالى 2-زمن كل نشاط مرتبط بتنفيذ الخطة 3-بداية ونهاية كل نشاط فى الخطة مع تحديد العلاقات بين الانشطة When


Slide14: اى تحديد مكان تنفيذ العمليات المخططه سواء فى داخل المنظمة او خارجها وضرورة تدريب الافراد من قبل على مكان التنفيذ او مكان اخر يشبه له لتحديد الصعوبات المحتملة للتنفيذ. ًًWhere


Slide15: تحديد من هو او هم المسئولين عن التنفيذ تحديد المسئوليات والسلطات الملقاة على عاتقهم تحديد العلاقات بين الوظائف وتفويض السلطات الممنوح لتسيير الاعمال Who الخمس كلمات السابقة مترابطة مع بعضها البعض فلا يجوز اخذ بعضها وترك الاخر ملاحظة


Slide16: تقسيم المشاركين الى مجموعات صغيرة والقيام بتطبيق الكلمات السابقة فى مجال اعمالهم ومناقشتهم ورشة عمل


Slide17: خصائص التخطيط: 1- التخطيط هادف 2- التخطيط مرن اى يتغير مع تغير الظروف 3- التخطيط يعتمد على المعلومات فجودة المعلومات تعنى جودة التخطيط 4-التخطيط موقوت بزمن معين 5-يرتبط نوع التخطيط بالمستوى الادارى


Slide18: عناصر التخطيط: 1- تحديد الاهداف: الاهداف هى الغايات او النتائج المطلوب الوصول اليها خصائص الاهداف الجيدة 1-القابلية للقياس 2-الارتباط بزمن محدد 3-الواقعية اى الارتباط بالموارد المتاحة 4-مقتنع به من قبل المنفذين 5-ان يحمل التحدى


Slide19: وتنقسم الاهداف الى اهداف عامة اى كلية للمنظمة تنبع من رؤيتها ورسالتها وأهداف فرعية لإدارات وأقسام المنظمة. 2- السياسات: يتم صياغة سياسات المنظمة التى تتسق والأهداف وهذه السياسات لابد وان تأخذ فى الحسبان القيم الاخلاقية فى المجتمع وأيضا المسئولية الاجتماعية للمنظمة تجاه مجتمعها. 3-خطط الاعمال: يتم صياغة الخطط للوصول للاهداف المحددة والخطة تحدد مسار العمل المطلوب انجازه


Slide20: شروط الخطة الجيدة: 1- التكامل مع الخطط الاخرى 2-ذات هدف 3-تعتمد على معلومات دقيقة 4-المرونة اى التكيف مع تغير المواقف والظروف 5-الارتباط بزمن محدد 6-التنبؤ بالمستقبل اعتمادا على اساليب علمية


واجبات المخطط: واجبات المخطط 1- وضع الخطة للتخطيط 2-تقييم الخطط الموضوعة 3- حل المشاكل التخطيطية


Slide22: 1- امكانية قياس الاهداف 2-توافر المعلومات الصحيحة 3-اشراك جميع المستويات فى التخطيط 4-توافر الموارد المادية والبشرية لتنفيذ التخطيط 5-ادراك التأثيرات المتبادلة بين البيئة الداخلية والخارجية وذلك باعتبار ان المنظمة نظام مفتوح مقومات التخطيط الناجح


Slide23: 6-الايمان بمبدأ المرونة فى التخطيط والتنفيذ 7-وضع توقيت محكم للخطة 8-التخطيط للمفاجآت 9-المتابعة المستمرة للخطة


خطوات التخطيط: خطوات التخطيط 1-حد اهدافك بدقة: حدد ما تريد تحقيقه من نتائج بصورة دقيقة واعرف الى اين انت ذاهب. 2-قيم الموقف الحالى الذى انت فيه مقارنة بما تريد تحقيقه وهذا يتطلب تحديد نواحى الضعف والقوة لديك. 3-حاول التنبؤ بالأحداث المستقبلية ومن ثم عليك عمل سيناريوهات لما يمكن ان يحدث وحدد مدى وصول كل سيناريو لما تريده من اهداف


Slide25: 4-حلل واختار فيما بين بدائل التصرف: تحديد بدائل التصرف واختيار البديل المناسب مع تحديد خطوات الوصول للتصرف المختار. 5-نفذ الخطة وقيم النتائج: نفذ القرار وقيم مدى وصولك للاهداف المخططة ومن ثم اتخذ القرارات التصحيحية وراجع الخطة باستمرار.


القرارات التخطيطية: القرارات التخطيطية التنبؤ بالمستقبل-تحديد الاهداف-تحديد التصرفات الضرورية للوصول للاهداف اى تحديد المسارات والجدولة. تحديد الى اين انت ذاهب وكيف يمكنك الوصول لما تريد Where you want to go and where you're going to get there


Slide27: تحديد المستهدفات والطريق الذى يجب اتباعه والزمن المجدول لتحقيق المستهدفات


تحليل SWOT: تحليل SWOT ان هذا التحليل يتطلب تحليل الاتى: نواحى القوةStrengths نواحى الضعف Weaknesses الفرصOpportunities التهديداتThreats ويلاحظ ان تحليل SWOT يختلف عن Tows


Slide29: تعبر نواحى القوة عن قدرات داخلية موجبة فى المنظمة او مواقف توضح مدى المتاح الذى يمكن المنظمة من كسب ميزة تنافسية فى توجهاتها نحو تحقيق اهدافها نواحى القوة اوجه الضعف تعنى عدم توافر قدرات معينة ومواقف قد تكون مؤدية- او ذات تأثير- الى فشل المنظمة فى تحقيق اهدافها


Slide30: عوامل خارجية ومواقف تساهم فى مساعدة التنظيم فى جهوده نحو تحقيق اهدافه ولقد اقترح مايكل بور تر على الشركات وهى تعد نفسها للتفاعل مع الفرص المدركة ان تسأل نفسها اربعة اسئلة لتجنب الفرص الكاذبة او المزيفه: 1 -هل الفرصة تحافظ على رسالة وأهداف المنظمة؟ 2-هل الفرصة قائمة فى القوى التنافسية؟ 3-هل يمكن استغلال الفرصة وفق الظروف الحالية للشركة؟ 4-هل تتطلب الفرصة الدخول فى مجال جديد؟ الفرص


Slide31: هى عوامل خارجية قد تنشا وتؤدى الى فشل التنظيم فى تحقيق اهدافه . والتهديدات قد تكون من: المنافسين او الحكومة او النقابات العمالية او الاطراف الداخلية او الخارجية المرتبطة والمتعاملة مع المنظمة . وكذلك قد يأتى التهديد من محاولات غير اخلاقية قد يقوم بها الآخرون وخاصة المنافسون التهديدات


التصرفات الادارية للتعامل مع تحليل SWOT: التصرفات الادارية للتعامل مع تحليل SWOT 1- التركيز على انتاج منتج معين 2- التكامل سواء التكامل للخلف او الامام 3-التنويع اى التنويع فى المنتجات المرتبطة او غير المرتبطة 4- التجديد والابتكار اى التجديد لسلع او خدمات جديدة 5-عدم التغيير اى الابقاء على نفس المنتجات او الخدمات 6- الانتقال الى السوق الخارجى اضافة الى السوق الداخلى 7-التسييل اى تسييل او اسقاط منتجات غير مربحة 8- الدخول فى مشروعات مشتركة


ورشة عمل: ورشة عمل تقسيم المشاركين الى مجموعات صغيرة للقيام بتحليل SWOT ومن ثم ملء الجدول التالى:


تحليل SWOT: تحليل SWOT العوامل الخارجية


التنظيم: التنظيم عمليات الهيكلة والتنسيق للموارد التنظيمية لتنفيذ الاستراتيجيات المحدده فى مرحلة التخطيط بكفاءة وفاعلية تحديد ماهى الحاجات التى يجب ادائها ومن الذى يجب ان يؤديها What needs to be done and who is to do it


القرارات التنظيمية: القرارات التنظيمية 1-وضع هيكل تنظيمى من العلاقات والمهام وتوزيع الموارد داخل الهيكل وبما يحقق الاهداف التنظيمية الفرعية والعامة والقرارات التنظيمية تتكون من نوعين وهما: -قرارات مرتبطة بتكوين وتصميم الخريطة التنظيمية للمنظمة -تخصيص وتوزيع الموارد


Slide37: والقرارات التنظيمية تؤثر على الهيكل التنظيمى وتصميمه من حيث: تحديد عدد ونوع الاقسام تحديد عدد ونوع المستويات الادارية تحديد المسئوليات ونطا قها القرارات التنظيمية تؤثر على المخصصات من الموارد من خلال: توصيف الوظائف الموازنات


التوجيه: التوجيه عمليات توجيه ودفع كل الاجزاء المرتبطة للمساعدة فى تحقيق الاهداف التنظيمية بكفاءة وفعالية القرارات التوجيهية: تقديم التشجيع وإرشاد جهود العاملين نحو الاهداف التنظيمية قرارات مرتبطة بالعمالة وتنميتها وكذا قرارات التحفيز وقرارات القيادة


Slide39: والقرارات المتصلة بالعمالة تتعلق بالبناء والتحفيز والقيادة وتشمل: الاعلان عن الوظائف-الاختيار- التعيين-الاجور والمرتبات- التدريب والتطوير-التامين الصحى والتقاعد- اى ان التوجيه يتضمن: القيادة الاتصالات الدافعية والتحفيز التدريب والمشاورة


قيادة الآخرين: قيادة الآخرين


القائد الفعال: القائد الفعال ينظر للعمل ويتفحصه ويحدد دوره يستحوذ على المعرفة التى يحتاجها لتنفيذ العمل بفعالية يعالج مشاكل الآخرين يفوض السلطات للآخرين لتسيير العمل عادل ومنظم يتقبل الانتقادات يساعد الآخرين ويرشدهم ولا يؤدى اعمالهم يعمل كشخص يلجأ اليه الآخرين


Slide42: يتخذ القرارات يفهم عمل القيادة فى المواقف عارف وملم بدور الافراد داخل كل جماعة يحدد المسئوليات وحدود السلطات للآخرين


ادوار المدير: ادوار المدير 1-رئيسا رمزيا يعد ممثل قانونى ورئيس رمزى ومنفذا للالتزامات الاجتماعية وحاضر للاجتماعات وممثل للواجبات القانونية وتمثيل الشركة فى المناسبات المختلفة. 2-قائد: يقود ويطور ويحفز المروؤسين ويرشدهم ويكون نموذجا يحتذى به ويمد المنظمة بالرؤية عن المستقبل


Slide44: 3-ذو اتصالات متبادلة: يقيم روابط العلاقات والاتصالات بين المنظمة والبيئة المحيطة 4-ناشر وناقل للمعلومات 5-ناطق بلسان الجماعة 6-مراقب ومتابع للعمل 7- مروج ومؤسس ومنظم 8-مخصص وموزع للموارد 9-مانع للمشاكل او الازمات 10-مفاوض


مهارات المدير: مهارات المدير 1-المهارات البشرية 2- المهارات المفاهيميه 3-المهارات الفنية


1-المهارات البشرية: 1-المهارات البشرية القدرة والحكم فى العمل مع و ب العاملين شاملة: الفهم لدوافعهم وتطبيق القيادة الفعالة لتحقيق الاهداف التنظيمية الفرعية والعامة


2- المهارات المفاهيميه: 2- المهارات المفاهيميه فهم مكونات المنظمة وتوحيد السلوك معا للوصول للاهداف السماح للمدير ان يعمل وفق الاهداف الكلية وليس اهداف الجماعة فهم المنظمة فى علاقاتها بالبيئة الخارجية


3-المهارات الفنية: 3-المهارات الفنية القدرة على استخدام المعلومات والطرق والأساليب والأجهزة الضرورية للاداء فى مهام محددة والتى تكتسب بالخبرة والتعليم والتدريب ونستعير مقولة John D Rockefeller “I will Pay more for the ability to deal with people than any other ability under the sun!!


مصادر القوة فى المنظمات: مصادر القوة فى المنظمات 1-قوة الوظيفة position power انها تشابه السلطة فهى تعتمد على دور الشخص فى الوظيفة. ونجد ان الاشخاص يستحوذون على هذه القوة بدرجات متفاوتة على حسب مواقعهم فى المنظمة. والمقصود بقوة الوظيفة انك تمتلك سلطة لأداء اشياء محددة . مع الاعتراف ان سلطة كل فرد تتوقف على وضعه التنظيمى


Slide50: 2-القوة المتصلة بالموارد:Resource power ويقصد بها السيطرة والتحكم فى الاموال- البشر-الآلات- والمستلزمات والتى يحتاجها الافراد لتسيير العمل. ويلاحظ ان اغلب الاشخاص لديهم سيطرة وتحكم على مورد واحد فقط. 3- قوة الخبرة: قد تمتلك موهبة او خبرة معينة مميز بها ويعترف بها ويقبلها الآخرون وهذه الخبرة يجب ان تكون مفيدة للمنظمة. ويلاحظ ان معظم الخبرات فى المنظمات تكون فى الغالب خبرات فنية.


Slide51: 4-القوة الاجتماعية: هذه القوة تعتمد على من تعرف وفعاليتك فى اتمام الامور لأنك تعرف اشخاص معينون. وهذه تشمل شبكة المديرين والخبراء وكذلك الخارجيين من العملاء والموردين وغيرهم. 5-القوة الشخصية: ان هذه القوة تعتمد على شخصية الفرد وسلوكه وذكائه وخلافه وهذا ما بحثه الباحثون وهم يبحثون عن الكاريزما والتى تعتمد على القوة الشخصية


Slide52: 6-قوة السند او الاحالة: وهى القوة الممنوحة من الآخرين لزيادة قوة والمرؤسيين لتمكينه من اداء اشياء وذلك رضوخا لتعليمات الرئيس الاعلى -7القوة السلبية: اى قوة ايقاف اشياء او من تصرفات ويجب ان تكون حذقا وأنت تستخدم هذه القوة.


تفويض السلطة: تفويض السلطة


Slide54: التكليف المسئولية المنح عملية تفويض السلطة


Slide55: مزايا التفويض التركيز على المسائل الهامة توفير وقت المدير للابداع تكوين الصف الثانى فاعلية التدريب الواقعى للمواقف الاحساس بالثقة الكفاية والفاعلية فى التنظيم


Slide56: اسباب احجام المديرين عن تفويض السلطة الخوف من التخطى الرغبة ان يكون هو الكل الرغبة فى تحقيق الذات عدم الثقة فى الغير وعدم تكوين صف ثانى الخوف من عدم السرية عدم وجود وسائل فعالة للمتابعة الثقة فى النفس لدرجة الغرور نوع من المخاطرة الاحساس بالقيمة والتظاهر


Slide57: العوامل المؤثرة فى درجة تفويض السلطة نمط القيادة السائد مدى انتشار فروع المنظمة ارتباط القرار بعلاقات مالية الرغبة فى الابتكار مهارات المدير مهارات المستويات الاقل مدى توافر وسائل للرقابة طبيعة القرار مدى حداثة المنظمة الرغبة فى التركيز على المهام


Slide58: عوائق التفويض المفوض المفوض اليه التفويض ظروف


Slide59: عوائق التفويض للمفوض الشعور بالأهمية والقيمة الفشل فى وضع اساليب فعالة للمتابعة عدم الرغبة فى تكوين صف ثانى الثقة بالنفس وفقدانها بالغير الخوف من عدم السرية


Slide60: عوائق التفويض للمفوض اليه افتقاد الخبرة الانغماس فى التفا هات الانقياد للغير تجنب المسئولية


Slide61: عوائق التفويض بسبب الظروف التداخل بين السلطات الادارة بالأزمات سياسة اظهار الرجل الواحد حساسية القرار


عمليات الرقابة: عمليات الرقابة لا تنسى انه لا رقابة بلا تخطيط ولا تخطيط بلا رقابة ومن ثم لابد من الرقابة. مفهوم الرقابة: عمليات قياس الاداء والتصرفات للتأكد من الوصول للنتائج المرغوبة عمليات متابعة الانشطة للتأكد من الوصول للمخطط وتصحيح اى انحرافات


Slide63: 2-قياس الاداء الفعلى 4-اتخاذ التصرف العلاجى المناسب 4-مقارنة الاداء الفعلى بالأهداف والمعايير المخططة 1-وضع الاهداف ومعدلات الاداء عمليات الرقابة اربعة خطوات للرقابة الادارية


خصائص الرقابة الجيدة: خصائص الرقابة الجيدة لا للرقابة المتصيدة للاخطاء الرقابة يجب ان تراعى طبيعة النشاط وحجمه الرقابة يجب تتم من قبل المدير بلا ضيق صدر المدير الفعال هو الذى ينمى روح الرقابة الذاتية فى المرؤوسين جودة وكمية القرارات الرقابية تعتمد على جودة التخطيط والتنظيم والتوجيه


الرقابة تتضمن:: الرقابة تتضمن: المتابعة والاسترجاع التقييم والتعديل التصرف العلاجى تقييم الاداء


انواع الرقابة: انواع الرقابة التقسيم الاول: 1- الرقابة القبلية 2-الرقابة المتزامنة اثناء الاداء 3-الرقابة البعدية التقسيم الثانى: 1-الرقابة الداخلية 2-الرقابة الخارجية


القرارات الرقابية: القرارات الرقابية تقييم اداء المنظمة ووحداتها التنظيمية لتحديد هل هى تسير نحو توجهات المنظمة واتخاذ التصرف العلاجى متى وأينما يكون ضروريا التأكد ان ما كنت ترغب فى حدوثه قد حدث فعلا What you want to happen does indeed happen!


مشاكل الرقابة: مشاكل الرقابة 1- تعدد الاجهزة الرقابية 2-تعقد النظام الرقابى 3-ارتفاع تكلفة النظام الرقابى 4- عدم مراعاة النظام الرقابى لاختلاف طبيعة اعمال المنظمات 5-التركيز على الرقابة العلاجية وليس المانعة هل لديك مشاكل اخرى


وأخيرا نقول: وأخيرا نقول الادارة هى: وظائف X مهارات X موارد X اتخاذ القرارات -بشرية -مفاهيميه -فنية -بشرية -مالية -مادية -معلوماتية -تخطيطية -تنظيمية -توجيهية -رقابية


عمليات الادارة: عمليات الادارة مدخلات تشغيل مخرجات موارد: بشرية مالية مادية معلوماتية اتخاذ القرارات: التخطبطيه التنظيمية التوجيهيه الرقابية اهداف ارباح رضاء منتجات


وفى النهاية: وفى النهاية شكرا