الحلقة الثامنة والاخيرة

الحلقة الأخيــــــــــــرة


خطوات إدارة الوقت

هناك خطوات لإدارة الوقت يجب على الإنسان إتباعها حتى يكون منجزا.

أولا : اعرف نفسك وما تريد تحقيقه في الحياة: لابد للإنسان من معرفة إمكاناته وتحديد أهدافه ومعرفة ماذا يريد أن يحقق في هذه الحياة حتى يعرف من أين يبدأ وأين ينتهي ؟ .. ومتى ينتهي؟ وهل حقق ما يريد ؟

ثانيا: ضع أهدافا محددة طويلة الأمد تريد تحقيقها قابلة للقياس: إن وضع الأهداف يولد وضوح الرؤية للمستقبل ويجعل الإنسان يسير على بصيرة من أمره يعرف اتجاهه ومنتهاه والأسباب المعينة على الوصول على النهاية التي يرجوها.

ثالثا: ضع أهداف محددة قصيرة المدى: الأهداف قصيرة المدى ضرورة لابد منها لتحقيق الأهداف طويلة المدى وهي تعني الأهداف اليومية والأسبوعية والشهرية والسنوية.

رابعا :ضع قائمة بالأعمال اليومية التي تريد انجازها: ومهمة هذه القائمة أنها تذكرك بالمهام اليومية التي يجب انجازها وكل مهمة لا تدون فغالبا لا تتحقق وغن تحققت فسيكون ذلك بشكل ضعيف.

خامسا: رتب أعمالك دائما حسب الأهمية : كلما رتبت الأعمال حسب أهميتها وعود الإنسان نفسه على انجاز الأهم أولا كلما كان أكثر إنتاجية ثم إن وضع الأعمال المتشابهة والمتقاربة مع بعض يساعد على إنجازها وتوفير الكثير من الوقت.

سادسا: استخدام وقت النشاط والحيوية لإنجاز الأعمال الهامة والصعبة:
على الإنسان دائما ان يحرص على وضع الأعمال الصعبة في الأوقات التي يرى أنه في أوج نشاطه وحيويته .

سابعا: لا تترك الأوراق على مكتبك : إن وجود أكوام من الورق على سطح المكتب تدل على عدم النظام كما أنها تسبب للإنسان إرباكا .
ثامنا:لا تجعل أدراج المكتب أماكن لحفظ الأوراق: إن وجود كمية من الأوراق داخل أدراج المكتب تدل على التأجيل كما أن الكثير منها معرض للنسيان أو التأخير عن موعده.

تاسعا: احتفظ بنظام ملفات مفهرس: بحيث يخصص لكل موضوع ملف خاص به ويكون هناك ملفات خاصة بأهم الأوراق التي يحتاج الإنسان إليها دائما .

عاشرا: ضع كل شيء في مكانه :عود نفسك دائما أن تضع كل شيء في المكان المخصص له فمثلا القلم الذي تستخدم دائما والدباسة والخرامة ومشابك الأوراق والآلة الحاسبة لا تجعلها كل مرة في مكان غير مكانها الأول لأن البحث عنها يأخذ منك وقتا أطول.

حادي عشر : لا تقرأ ورقة أو تتعامل معها أكثر من مرة : دائما اقرأ الورقة مرة واحدة ثم أودعها في المكان المناسب أو وجها للشخص الذي تود منه القيام بأداء المطلوب فيها.

ثاني عشر:فوض في العمل الذي أعتدت أن تقوم به للشخص الذي يستطيع القيام به: التفويض سر من أسرار المدير الناجح بشرط أن يفوض الشخص الكفء الذي يستطيع القيام بالعمل على أكمل وجه.

ثالث عشر: حافظ على نظافة مكتبك وتنظيمه: البيئة لها أثر كبير على على الطاقة والصحة النفسية وكلما كان مكتبك منظما ونظيفا وأنيقا فإن ذلك يساعدك على إنجاز الأعمال بنفس متحفزة صافية.

رابع عشر:عود موظفيك على الاعتماد على أنفسهم: إن تردد الموظفين على المدير بشكل متكرر في كل صغيرة وكبيرة يؤدي إلى إهدار الكثير من الوقت ولا يمنح الموظف الثقة بنفسه بل يجب أن يكون الرجوع إلى المدير فقط في الحالات التي لابد منها.
خامس عشر:استخدم مكانا خاصا إذا أردت التركيز على عمل معين : إن تخصيص مكان هادئ للقيام بأعمال معينة ضرورة لابد منها لأن بعض الأعمال يتطلب التركيز بشكل كامل بعيدا عن الضوضاء وحركة الموظفين .