دور نظم معلومات تيسير الموارد البشرية فى تحسين فعالية التيسير فى المؤسسة

ثانيا : أهمية نظام المعلومات : تكمن أهميته في
-يمكن الإدارة من مواجهة التحديات بالتخطيط و التنظيم و الرقابة و اتخاذ القرارات
- يوفر للعاملين البيانات و المعلومات المطلوبة و التي تمكنهم من : التفكير بروح المسؤولية، تفهم طبيعة وأبعاد العلاقات الوظيفية و التنظيمية، تفهم النتائج النهائية المطلوبة، تفهم مسؤولياتهم
- كيف نشأت الحاجة إلى تصميم نظم المعلومات الإدارية ؟
المشكلة الأساسية التي تواجه الإدارة: الإدارة أمامها جبال من البيانات و بحار من الأوراق التي تنشأ من البيانات و المعلومات الزائدة عن الحد، و لذلك يثور السؤال التالي: ما هي احتياجات الإدارة من المعلومات اللازمة لاتخاذ القرارات؟
و لا شك أن ذلك يعتبر مدخلا أساسيا إلى تصميم نظم للمعلومات الإدارية التي تمكن من إنتاج التقارير والنماذج اللازمة لممارسة المديرين لوظائفهم .
ثالثا – خصائص نظام معلومات الموارد البشرية:
- كامل الآلية يعتمد أساسا على الحاسبات الإلكترونية المربوطة في شبكات
- متاح للاستخدام المباشر On-line من كافة المسؤولين المعنيين بشؤون الموارد البشرية (كل في حدود صلاحيته)
- منتشر في كافة أرجاء المنظمة مهما تباعدت مواقعها جغرافيا.
- شامل لجميع مكونات الموارد البشرية على اختلاف نوعياتها و مستوياتها
- شامل لجميع معلومات الموارد البشرية مهما تعددت مصادر الحصول عليها، و تجميع تلك المعلومات في ملف واحد بالنسبة للفرد الواحد.
- متداخل بحيث يمكن الوصول إلى المعلومات المطلوبة عن الفرد من كافة الجهات(الإدارات أو الأقسام أو المجموعات) التي يتصل بها في عمله.
- إمكانية إشراك الأفراد أنفسهم في تغذية النظام بالمعلومات المتجددة عن أفكارهم و مقترحاتهم لتطوير العمل، وملاحظاتهم عن المنافسين في السوق و غير ذلك من المعلومات التي قد لا تتوافر الفرص لفرد لتوصيلها بفعالية إلى الإدارة- رغم أهميتها في النظم التقليدية
- شمول النظام كل ما يخص الفرد حتى و لو نشأت المعلومات الخاصة به في مواقع متعددة في المنظمة ، مثل الراتب، الحوافز المستحقة، الإجازات المستخدمة، و رصيد الإجازات المتاح، تعليمات أداء العمل، التغيير في السياسات و النظم التي تريد الإدارة إبلاغها للأفراد.
رابعا – تعريف نظام معلومات الموارد البشرية HRIS :
يمكن تعريف نظم المعلومات الخاصة بالمواد البشرية بأنها " الإجراءات المنظمة الخاصة لجميع وتخزين و حفظ و استرجاع البيانات الصحيحة و الفعالة عن الموارد البشرية و أنشطة الأفراد و خصائصهم في أي منظمة و بما يدعم كفاءة و فاعلية إدارة الموارد البشرية في إنجاز القرارات الخاصة بالعنصر البشري"
و يتضح من التعريف السابق عدة اعتبارات أهمها:
أ- يعتمد نظام المعلومات البشرية على إجراءات محددة و منظمة و منطقية
ب- يهتم هذا النظام شأنه شأن النظم العامة للمعلومات بجمع و تخزين وحفظ و استرجاع البيانات الصادقة والدقيقة والموضوعية أي ذات الفائدة في تعظيم الأداء البشري.
ج-إن نظام المعلومات المرتبط بالموارد البشرية يهتم بجميع أنشطة العنصر البشري من اختيار و تعيين وترقية ونقل و أجور و حوافز و تخطيط للقوى العاملة و غيرها.
د- إن الهدف النهائي لهذه النظم هو تعظيم و ترشيد عملية صنع و اتخاذ القرارات في أسمى و أغلى ما تملك منظمة من المنظمات ألا و هو العنصر البشري.
هـ- و بمعرفة أن الموارد البشرية تنتشر في جميع أجزاء المنظمة، لذا يمكن القول أن العلاقة تبادلية بين نظم معلومات الموارد البشرية و نظم معلومات مختلف الأنشطة الإنتاجية و التسويقية و المالية و غيرها.
و المنظمات صغيرة الحجم مثل محلات البقالة و التجزئة و المطاعم،قد لا تحتاج إلى نظام معقد أو حتى يعتمد على الكمبيوتر في مجال معلومات الموارد البشرية، أما في المنظمات الكبيرة مثل البنوك والمستشفيات و الجامعات و المصانع فإنها تحتاج إلى نظم آلية و معقدة في مجال المعلومات الخاصة بالعنصر البشري و ذلك لكبر حجم الأفراد و تعدد المستويات الإدارية و تداخل العلاقات التنظيمية وما يترب على ذلك من تعقد نظم التوظيف و الأجور والتعويضات و المكافآت...إلخ.
و يمكن لنظام معلومات الموارد البشرية أن يدعم تخطيط القوى العاملة Manpower planning في المنظمة من خلال التبؤ بالبيانات والمعلومات الخاصة بالعرض و الطلب على العمالة سواء في المجتمع أو على مستوى المنظمة وهذا ويساعد نظام معلومات الموارد البشرية في كثير من الجوانب الأخرى مثل:
- توفير المعلومات عن فرص التوظيف العادلة.
-توفير المعلومات اللازمة لطلبات التوظيف و الاستيداع.
- ترشيد تكاليف تدريب و تحسين الموارد البشرية.
- توفير البيانات الخاصة بظروف و أحوال سوق العمل المحلي و الدولي.
- إمداد حملة الأسهم و أصحاب رأس المال بالبيانات المطلوبة.

المطلب الثاني : هيكلة نظام معلومات الموارد البشرية
يمكن توضيحها على شكل المخطط التالي:
الشكل رقم (4): هيكلة نظام معلومات الموارد البشرية