دور نظم معلومات تيسير الموارد البشرية فى تحسين فعالية التيسير فى المؤسسة

أنواع التدريب:
يمكن حصرها في الجدول التالي:
جدول رقم : (1) :أنواع التدريب
يمكن تقسيم أنواع التدريب حسب :
مرحلة التوظف نوع الوظائف المكان
1- توجيه الموظف الجديد 1- التدريب المهني و الفني 1-داخل الشركة
2- التدريب أثناء العمل 2- التدريب التخصيصي 2- خارج الشركة
3- تدريب لتجديد المعرفة و المهارة 3- التدريب الإداري أ- في شركات خاصة
4- تدريب بغرض الترقية و النقل ب- في برامج حكومية
5- التدريب للتهيئة للمعاش

سادسا –القوى العاملة:
1- تخطيط القوى العاملة:
أ*- تعريف تخطيط القوى العاملة :هو مجموعة السياسات والإجراءات المتكاملة والمتعلقة بالعمالة ،والتي تهدف إلى تحديد وتوفير الأعداد والنوعيات المطلوبة من العمالة (القوى العاملة)لأداء أعمال معينة في أوقات محددة وبتكلفة عمل مناسبة، سواء كان ذلك لمشروع قائم أو تحت الدراسة أو الإنشاء ،آخذين في الاعتبار الأهداف الإنتاجية للمشروع والعوامل المؤثرة عليها ،وبذلك تكون خطة القوى العاملة جزءا أساسيا من الخطة العامة للمنشأة .
ب*- أهداف تخطيط القوى العاملة :
1-التعرف على الوضع القائم للقوى العاملة بصورة تفصيلية تمكن من تحديد المعالم الواقعية لقوى العمل المتاحة.
2-التعرف على مصادر القوى العاملة ودراستها وتقييمها بهدف تحديد أسلوب الاستفادة المثلى منها في تنفيذ خطة القوى العاملة من حيث العدد والنوع.
3-التعرف من واقع هذه البيانات والمعلومات المشار إليها على المشاكل التي تحد من الاستخدام الرشيد لقوة العمل الحالية والمتاحة والممكنة في الحاضر والمستقبل.
4-محاولة وضع مجموعة من الحلول العملية لكل أو معظم هذه المشاكل في الوقت الحاضر مع ضرورة مراعاة الحل التدريجي لما تبقى منها في المستقبل وضمان عدم تكرارها.
5-التنبؤ بإعداد ونوعيات القوى العاملة اللازمة لمختلف الأنشطة بالمنشأة خلال فترة زمنية مناسبة في المستقبل.
6-حديد معالم سياسات وخطط التعيين والتدريب اللازمة لضمان الوصول إلى مستوى التشغيل الاقتصادي السليم والمستقر داخل المنشأة.
ج- فوائد تخطيط القوى العاملة:
1-إتاحة الفرصة للمنشأة لتحديد أهدافها وخططها بدقة من خلال إمكانية توجيه هذه الخطط إلى ما يأتي :
أ- ما هو العمل المطلوب؟
ب- وبواسطة من سيتم إنجازه؟
ج- وبأي المعايير سيتم إنجازه؟
أو بمعنى آخر ترجمتها إلى ساعات عمل – أعداد ونوعيات عمالة.
2- إتاحة الفرصة أمام المنشأة لمراجعة وتطوير سياسات وإجراءات وتطبيقات العمالة فيما يتعلق بالاحتياجات ،والاختيار ،والتعيين ،والتدريب والتنمية ،وتنظيم العمل ،والحوافز والمكافآت في شكل بنود تكلفة توضح مدى قبولها وفاعليتها.
3- إتاحة الفرصة أمام المنشأة لمراجعة مواءمة هيكلها التنظيمي، وهيكل الوظائف فيها.
4- إتاحة الفرصة أمام المنشأة للتأكد من مدى الاستفادة من المصادر البشرية المتاحة لها ،وخاصة هؤلاء الذين يؤدون أعمالا لا تتوافق مع قدراتهم.
5- إتاحة الفرصة أمام المنشأة للحصول على ما تحتاجه من عمالة لتحقيق أهدافها في المستقبل حتى تصل إلى الاستخدام الأمثل للعمالة المتاحة مع ضمان فاعلية ورضاء العاملين.
6- التخلص أو الحد من ظاهرتي البطالة المقنعة والعجز في بعض فئات العاملين، بما يضمن تحقيق خطة الإنتاج المرجوة بأقل تكلفة ممكنة.
2- اختيار القوى العاملة*:
أ- مصادر اختيار القوى العاملة:
أ-1المصـادر الداخلية: وهذا يعني أن المنشأة تعتمد في الأساس عند تعبئة الوظائف الشاغرة فيها على العاملين فيها الذين تتوافر فيهم متطلبات الوظيفة ومؤهلات الأشخاص المطلوبة ويستخدم في هذا النوع من المصادر أسلوبان أساسيان هما:
أ- 1- الترقية من الداخل:ويقصد به ترقية أحد العاملين في المنشأة إلى الوظيفة الشاغرة والتي تكون في العادة ذات مسؤوليات أعلى من وظيفته الحالية.
أ-2- الإعلان والتنافس: وهذا يعني القيام بالإعلان داخليا ،وذلك عن طريق لوحة الإعلانات في المنشأة أو عن طريق إصدار وتوزيع تعميم بذلك على العاملين.
أ-3- كما أن البعض يضيف أسلوبا ثالثا وهو حالات إعادة تشغيل العمالة المتقاعدة أو المحالة على المعاش.
أ-2 المصادر الخارجيـة :
- طلبات الاستخدام application و قوائم الانتظارwating lists.
- الإعلان عن الوظائف الشاغرة من خلال وسائل الإعلان والإعلام المختلفة مثل المذياع ،والتلفاز ودور عرض الأفلام (السنيما) والصحف ،والمجلات... وغيرها.
- الجامعات والكليات ومراكز التدريب والمعاهد والمدارس المختلفة.
- مكاتب التوظيف أو وكالات الاستخدام العامة و الخاصة.
- نقابات العمال unions .
- توصيات العاملين في المنشأة بمن يعرفونهم من ذوي الخبرة والكفاءة.
ب- إجراءات ومراحل اختيار القوى العاملة:
هناك عدّة إجراءات ومراحل يمكن استخدامها في اختيار القوى العاملة اللازمة للمنشأة من أهمها:
1- طلب التوظيف
2- المقابلات الشخصية
3- التحري والتوصية
4- اختبارات التوظف 5- الفحص الطبي.

المبحث الثاني: إنشاء وتشغيل نظام معلومات الموارد البشرية
تحتاج الإدارة في تعاملها مع الموارد البشرية إلى أنواع عديدة من المعلومات اللازمة لتحقيق الاستخدام الأمثل للموارد البشرية المتاحة.
المطـلب الأول: إنشاء نظام معلومات الموارد البشرية
لقد كانت وسائل التعامل في تلك المعلومات في السابق تتسم بالبدائية والبساطة وعدم الفاعلية ،إذا كانت تنحصر في تجميع البيانات في صحف أو سجلات ،وكذلك حفظ المستندات والأوراق التي تحتوي على بيانات هامة عن الأفراد في ملفات وأضابير تخزن في أماكن للحفظ ،ويتم التعامل فيها يدويا ) .
و لكن مع تقدم الحاسبات الآلية والشبكات الداخلية في المنظمات(لسلسة من الحاسبات المتصلة بعضها البعض مباشرة)، و تطور تكنولوجيا المعلومات المعتمدة على وسائل الاتصال الفضائية والإلكترونية، فقد أصبح من الميسور تصميم و تشغيل نظم فعالة للمعلومات في مختلف مجالات النشاط، و منها إدارة الموارد البشرية، الأمر الذي جعل الإدارة في موقف أفضل كثيرا ليس فقط من حيث وفرة المعلومات وحداثتها بل أيضا من حيث سهولة التعامل معها بالحفظ والتحديث والتداول والإستراجاع، و إمكانية استخدام معلومات من مجالات مختلفة و من أماكن متباعدة و تجميعها في نسق متكامل يحقق رؤية اشمل لقضايا الموارد البشرية، و تتيح القدرة الأعلى لاتخاذ القرارات.
و في نظام الأعمال المعاصر القائم على العالمية و التنافسية تدرك الإدارة أكثر من أي وقت مضى أهمية العنصر البشري المتميز، و من ثم حيوية توافر المعلومات الصحيحة و الحديثة و المتجددة عن كافة شؤون و أبعاد القوى البشرية المتاحة لها، حتى تستطيع التخطيط لاستثمار قدراتها بشكل فعال، و في هذا العصر التنافسي سريع التغيير، لم تعد قضايا الموارد البشرية مقصورة على الإدارة المختصة بشؤونهم فقط كما كان العهد سابقا، بل أصبح كل مدير مسؤول عن عمل له اهتمام مباشر في كفاءة وفعالية الموارد البشرية باعتباره المورد الرئيسي الذي يتحكم في نتائج الأداء والإنتاجية بأي منظمة ومن هنا أصبح من الضروري وجود نظم مرنة و فعالة وشاملة ومتداخلة ومباشرة يمكن لأي مدير أن يتعامل معها للحصول على ما يريده من معلومات
و تشمل المعلومات المطلوبة عن الموارد البشرية عادة ما يلي :
- المعلومات الشخصية عن الأفراد.
- المعلومات التي تصف الحالة التعليمية للفرد
- المعلومات التي تصف المهارات و القدرات التي يتمتع بها الفرد.
- المعلومات التي تصف التاريخ الوظفي للفرد و الأعمال التي مارسها و اكتسب فيها خبرات محددة.
- المعلومات التي تصف الأداء الفردي و تطوره و ما يعاني منه الفرد من مشكلات أو نقاط ضعف، أو ما يتميز من مميزات.
- المعلومات التي تصف اهتمامات الفرد و اتجاهاته و دوافعه للعمل.
- المعلومات التي تصف علاقات الفرد في عمله بزملائه و رؤسائه و مرؤوسيه و غيرهم من البشر الذين يتعامل معهم.
و من جماع تلك المعلومات تستطيع الإدارة اتخاذ القرارات المناسبة فيما يتصل بما يلي:
1- تخطيط استخدام الأفراد في انسب الأعمال المتفقة مع خبراتهم و تأهيلهم و قدراتهم.
2- متابعة أداء الأفراد و الحكم هل مستوى الكفاءة في العمل.
3- تحديد مدى احتياج الأفراد إلى التدريب أو أشكال التنمية المختلفة لعلاج أوجه القصور في الأداء.
4- تحديد مدى ملاءمة الفرد لوظائف أخرى سواء على نفس المستوى الوظيفي أو مستوى أعلى (تخطيط الحركة الوظيفية).
5- تقرير الرواتب و المكافآت و الحوافز و غيرها من أشكال التعويض عن الكفاءة و الفاعلية.
و عادة تمر عملية بناء نظام لمعلومات الموارد البشرية بالمراحل التالية:
1- تحليل النظم الإدارية بالمنظمة و تحديد احتياجات الإدارة من المعلومات.
2- تصميم النظام بتحديد ومصادر وسائل و دورية الحصول على المعلومات، و أساليب التعامل معها( التجميع، التحليل،التبويب، التصنيف، التداخل، التداول، الاسترجاع التحديث، الإضافة، الحذف...).
3- تحديد الاحتياجات البشرية و الآلية لتنفيذ التصميم المطلوب.
4- تنفيذ النظام و تشغيله لمرحله تجريبية، و تعديله أو تطويره حسب نتائج التجريب
5- تعميم استخدام النظام.
6- التطوير المستمر في النظام مع تغير الاحتياجات أو تطور التكنولوجيا.