دور نظم معلومات تيسير الموارد البشرية فى تحسين فعالية التيسير فى المؤسسة

المطلب الثاني: تشغيل نظام معلومات الموارد البشرية
و يتم التركيز في هذا المطلب على الناحية الاجتماعية :
أولا : نظام المعلومات الاقتصادية و نظام المعلومات الاجتماعية
دعنا تجعل فاصل تصوري بين نظام المعلومات الاقتصادية و نظام المعلومات الاجتماعية للمنظمة و من جهة، نجد المحاسبة كقاعدة أساسية للمعلومات الاقتصادية، حيث نجدها في كل المؤسسات، إذ تغذي بالمعلومات كلا من النظام (Financier)، المحاسبة التحليلية (Analytique) و تسيير الموازنات.
هذا هو نظام المعلومات الاقتصادية، الذي يعد من أوائل النظم التي استخدمتها المؤسسات في تسييرها اليومي، من جهة أخرى نجد قاعدة المعطيات "الراتب و المستخدمين (Paie- Personnel) الموجودة – على الأقل بحد أدنى – في كل المؤسسات لإعداد الراتب الشهري. هذه القاعدة تغذي نظام معلومات الاجتماعية لإنتاج الوثائق الإلزامية (كالميزانية، و التصريحات القانونية) و في حالات متزايدة الانتشار لإعداد لوائح القيادة الاجتماعية و موازنات مصاريف المستخدمين و محاسبة الموارد البشرية.
ثانيا: استخراج و معالجة المعلومات:
إن الإجراءات المستعملة في الوقت الحالي، تبقى المعلومات الاجتماعية مخفاة في كل أنحاء المؤسسة، نظرا لأن جمع هذه المعلومات و مركزتها لا يتمان باحترام الأوقات المحددة.
- ففي أماكن (postes) العمل، يمكن معرفة أوقات العمل و الحضور و أحيانا مردودية المناصب المنتجة.
- في المصالح (Services) ، يمكن التحكم في توزيع الإمكانيات، في المردودية الإجمالية، في تطور العتاد البشري و حتى في مصاريف التكوين، و مستوى المكافآت لكن هذا يرتبط بدرجة اللامركزية.
- في المستوى المركزي يمكن تتبع التدفقات (Flux) المجمعة (consolidé) من الدخول و خروج تكاليف الأجور و التكاليف الاجتماعية، الكفاءات و عمليات التكوين...إلخ.
و بالتالي، مبدئيا يمكن الحصول على أي معلومة اجتماعية مهما كانت طبيعتها بشرط أن تقبل بدفع ثمن ذلك، أما عمليا، فإن مسألة التكلف و أجل (délai) الاستخراج، هي بالتحديد التي تفرض إجراء تصفية (Filtrage) للمعلومات.
و يمكن تحليل التعاملات مع المعلومة الاجتماعية عبر وصف العمليات التالية :
1- الانطلاق من معلومات الراتب:
لا يمكن لأي مؤسسة أن تطلق على حتمية (obligation) استخدام نظام المعلومات لتحديد أجور العمال، حيث يمكن استخراج معطيات من هذا النظام: هذه المعطيات تتعلق بالعتاد البشري و توزيعهم في الهيكل، أوقات العمل، الغيابات ، تكاليف الأجور و التكاليف الاجتماعية للمستأجر الواحد، الخروج والدخول، وبالتالي يتوفر لدى المسؤول معلومة ثرية، و التي يكفي تصفيتها و تحويلها إلى السجلات الأخرى. للمسالة الوحيدة التي تطرح، تكمن في الجانب التقني: و هي كيفية استخراج (interfaçage) معلومات سجلات (fichier) الرواتب، و في هذا المجال نلاحظ أن أغلبية أنظمة الرواتب تتصور مسبقا كيفية خروج المعلومات المغذية للتسيير الاجتماعي.
2-جمع (rassembler) و تجميع (consolider) المعطيات:
بغض النظر عن الراتب، فإن المعلومة الاجتماعية تتواجد في كل مكان، لذلك يجب على النظام أن يكون قادرا على استخراج المعطيات المفيدة لتجميعها فيما بعد. في مجال المراقبة الاجتماعية، هذه الضرورة تفرض التدخل (L’intervention) في كل من المعلومات الاجتماعية و في المعلومات الاقتصادية والمالية، أبرز مثال هو ذلك الخاص بالتكوين: حيث أن مصلحة المحاسبة تملك المعطيات المالية، أما المصلحة المستخدمين فتتوفر لديها المعلومات الإدارية ، لذلك فإن ضرورة مراقبة مشاريع التكوين تؤدي إلى القيام بإعادة معالجة و تجميع المعلومات الصادرة من كلا المصلحتين.
3- تصفية المعطيات الفائضة (Surabondante) :
تنتج المنظمة يوميا ملايين المعلومات، و يحتفظ بالآلاف منها باستعمال مختلف طرق معالجة المعلومات، هدف أنظمة المراقبة هو فرز المئة معلومة التي تفيد التسيير الاجتماعي، ثم عرضها في لوائح القيادة، وضرورة الفرز و التجميع تكتسي أكثر أهمية كلما ارتفعنا في المستويات الهيراكية، حيث يمكن الاحتفاظ بثلاث مستويات للفرز المتتالي (progressif) للمعطيات:
أ-قواعد المعطيات: تمثل اختيار أولي للمعلومات المفيدة للتسيير الاجتماعي الاقتصادي(Socio- économique) باستعمال الحوامل المعلوماتية التي تسمح باستغلالها آليا. عادة ما يتعلق الأمر إما بقاعدة الراتب و المستخدمين التي تسمح بإعداد الراتب و متبعة التسيير الاجتماعي، و أحيانا بقاعدة متابعة الأوقات، حيث أن معطيات هذه القواعد تستعمل مع المعطيات المحاسبية و مراقبة التسيير.
ب-المجمعات (recueils) الإحصائية: تشكل فرز أولى للتنسيق بين قواعد المعطيات حسب المواضيع(thèmes)، مثلا قيام إدارة الموارد البشرية بتحليل مفصل للعتاد البشري حسب الجنس، الدرجة، الوظيفة أو المنصب المنتمي إليه... الخ. على أن يكون هذا التحليل في متناول المسؤولين الهيراكيين ضمن الشبكة الداخلية.
ج- لوائح القيادة الاجتماعية: تساعد على اختيار و عرض المعلومات التي تعد بمثابة مفاتيح لاتخاذ القرار، هذه اللوائح يجب إذا أن تكون سهلة القراءة وملائمة لكل مستعمل، كما ستحتوي على جزء من المعطيات في شكل أهداف مسطرة و قياس الانحرافات (écarts) غالبا ما يترك في هذا اللوائح مكان التعليق.


ثالثا : استغلال المعلومات القانونية في لوحة القيادة الاجتماعية
من المستحيل اقتراح لوحة القيادة جاهزة الاستعمال لكل الوظائف، كما أن الاحتياجات الخاصة لا يمكن معالجتها فرعيا، لذلك قبل إنتاج معلومات جديدة، يجب البحث في تلك التي أنتجت من قبل إن لم تكن موجودة التي تحتاجها، و هذا له فائدتين:
1- فائدة الاقتصاد، لأن المعلومات إنتاجها مكلف، حتى و إن كانت هذه التكلفة غير معرفة بوضوح،
2- فائدة المصداقية لأن المعلومات المكتسبة في إطار قانوني متأكد منها و المصادر القانونية هي: المحاسبة المالية، والتسيير المحاسبي و الميزانية الاجتماعية.
1- معلومات المحاسبة المالية:
المحاسبة المالية (و بالخصوص أحد مقاييسها، الراتب) يمكن أن توفر العديد من المعلومات بتكلفة تقريبا معدومة و بمصداقية قصوى، إذ يكفي فتح الحسابات الفرعية اللازمة. فيمكن مثلا الجمع في حسابات منفصلة أعباء المستخدمين حسب نوعهم (إطار إداري، و مهندس، موظف، عامل ورشة،...) أو حسب المصالح (الإدارة التمويل، التصنيع، التسويق، الخدمات، الخدمات ما بعد البيع...) أو كذلك حسب الموقع الجغرافي ( المقر، المصانع المخازن، الورشات) كما يمكن تحليل الأعباء الاجتماعية تبعا لمعايير مختلفة، كالأعضاء المستفيدين طبيعة الخطر المغطى ، تفصيل للمزايا العينية...إلخ لكن المحاسبة المالية لا تعالج سوى القيم النقدية ، لذلك تستعمل معلومات من مصادر أخرى.
2- معلومات التسيير المحاسبي:
التسيير المحاسبي، عندما يكون موجود، يمكنه كذلك توفير معلومات ثمينة لتكميل المحاسبة المالية بمؤشرات مادية، مبدئيا يقوم التسيير المحاسبي بتحليل أعباء المستخدمين فيسمح، مثلا بحساب المؤشرات التالية:
- عدد ساعات العمل / عدد الساعات المدفوعة،
- عدد الساعات المفوترة لزبائن / العدد الإجمالي للساعات المدفوعة،
- عدد الوحدات (Article) المنتجة / عدد الساعات (و هو مؤشر مردودية أو إنتاجية العمل)
التسيير المحاسبي يسمح كذلك بالجمع بين المؤشرات المادية و المؤشرات المالية لحساب التكلفة المتوسطة لساعة العمل في مصلحة معينة، مصنع أو ورشة، أو بالنسبة لطلبية أو زبون ميعن.
3- معلومات الميزانية الاجتماعية:
للتذكير، الميزانية الاجتماعية كما عرفها المشرع في قانون العمل، هي وثيقة معدة سنويا في كل المؤسسات التي تشكل على الأقل (300) عامل، إذ يتم عرض هذه الميزانية على الهيئات الممثلة للمستخدمين لتعمل على تلخيص المعطيات العددية الأساسية، الني تسمح بتقدير وضعية المؤسسة في الميدان الاجتماعي وتسجيل الإنجازات التي تمت و قياس التغيرات التي طرأت خلال السنة الجارية و في السنتين الفارطتين. والميزانية الاجتماعية لا تشبه على الإطلاق الميزانية المحاسبية، حيث تتكون من سبع فصول تشمل عدة مؤشرات إلزامية و التي تعالج على التوالي:
• العمالة: كتوزيع العتاد البشري حسب السن ، الجنس، الأقدمية، المؤهلات والجنسية، العمال الأجانب، الرحيل بعزل التسريحات الاقتصادية و استقالة البطالة، الغيابات، وتقاس بعدد أيام التغيب.
• التعويضات و الأعباء الثانوية (accessoire) : كحجم الأجور حسب طبيعة المهنة و حسب الجنس، و هيراكية المكافآت، إجمالي أعباء الأجور، المساهمات المالية (في النتيجة و في رأس المال).
• ظروف الصحة و الأمن : كحوادث العمل، الأمراض المهنية، و مصاريف التأمين.
• الظروف الأخرى للعمل: كمدة العمل، تحديد و تنظيم الساعات، مصاريف التنظيم و التحسين.
• التكوين: نسبة حجم الأجور المخصصة للتكوين المتواصل، عدد المتربصين، عدد ساعات التربص، أجازات التكوين.
• العلاقات الاجتماعية: تشمل تشكيله اللجنة (comité) المركزية للمؤسسة، عدد اجتماعاتها، تواريخ و مواضيع الاتفاقيات، وجود هياكل التشاور.
• الظروف الأخرى للحياة في المؤسسة : تتمثل في الخدمات الاجتماعية و تكلفة الخدمات التكميلية الأخرى (كالأمراض، الوفيات، الشيخوخة)
رابعا: المراجعة الاجتماعية (audit sos)
يتم إعداد هذه الوثيقة عبر مراحل، ففي بادئ الأمر يتم مراجعة التطابق ثم الفعالية وأخيرا الملائمة الإستراتيجية
مراجعة التطابق (conformité):
تسمح بالـتأكيد من أن المؤسسة- بصفة شاملة و كذلك مأخوذة مصلحة بمصلحة- تحترم القواعد الخارجية التي تفرض عليها، سواء كانت قواعد قانونية أو اتفاقية (Conventionnel)، أو كانت عبارة عن إجراءات قررت إنجازها بمحض إرادتها، و كذلك الاتفاقات التي أمضتها مع المؤسسات الأخرى، كما انه لا يمكن بناء شيء قابل للدوام (durable) إلا بمعرفة أسسه واستقرار هذه الأخيرة، فإنه لا يمكن للمؤسسة ضمان الحديث مع شركائها الاجتماعيين إلا باحترام التزاماتها مهما كان مصدرها. ثم يتم جمع المعطيات الموجودة في تقرير مراجعة التطابق مع معطيات الميزانية الاجتماعية (المعرفة مسبقا) لتكميلها عند الضرورة.
من هاتين الوثيقتين تنجم مراجعة الفعالية (efficacité): التي تقدر مدى نجاح المنظمة في بلوغ أهدافها المسطرة ضمن بعد "الموارد البشرية" مثلا: هل العتاد البشري متواجد بعدد كافي؟ هل تكوينه كافي؟ هل حضوره كافي؟ و هل درايته للنتائج المنتظرة منه كافية؟
من هذه الوثائق الثلاث تنتج الوثيقة الأخيرة و هي:
مراجعة الملائمة الإستراتيجية: أي إذ كانت المنظمة بفضل السياسات الاجتماعية التي حددتها لنفسها، قادرة على بلوغ أهدافها القصيرة و المتوسطة المدى؟
و هكذا انتقلنا من فحص الانحراف الإجرائي الموجود بين ما ينبغي أن يكون، وما هو فعلا (وهذا بمراجعة التطابق) إلى فحص الانحراف الكمي و النوعي الموجود بين النتائج المتوصل إليها والأهداف المسطرة(بمراجعة الفعالية)، للوصول على الانحراف في السياسة والإستراتجية الحاضرة والمستقبلية.